Gmina Dziemiany

Uzasadnienie

     Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, biblioteka może stanowić samodzielną jednostkę organizacyjną albo wchodzić w skład innej jednostki. Zgodnie z art. 18 ust. 3 ustawy biblioteka publiczna może stanowić samodzielną instytucję kultury albo wchodzić w skład innej instytucji kultury, w tym powstałej w wyniku połączenia, o którym mowa w art. 13 ust. 7. Połączenie biblioteki publicznej z innymi instytucjami kultury jest dopuszczalne jeżeli nie spowoduje to uszczerbku w wykonywaniu dotychczasowych zadań. Procedura połączenia biblioteki z inną instytucją kultury jest ściśle określona, zgodnie z przepisami ustawy o bibliotekach na 6 miesięcy przed dniem wydania aktu o połączeniu, należy podać do publicznej wiadomości informację o zamiarze połączenia wraz z uzasadnieniem (art. 13 ust. 2 ustawy o bibliotekach). Ponadto na organizatorze przy połączeniu biblioteki z inną instytucją kultury ciąży obowiązek zasięgnięcia opinii Krajowej Rady Bibliotecznej i właściwej wojewódzkiej biblioteki publicznej oraz uzyskanie zgody ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Wskazać należy, że niniejsza uchwała w sprawie zamiaru połączenia samorządowych instytucji kultury podejmowana jest na ponad 6 miesięcy przed planowanym połączeniem instytucji kultury, dla których organizatorem jest Gmina Dziemiany (planowany termin połączenia to: 01 stycznia 2025 r.). Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, organizator może dokonać połączenia instytucji kultury, w tym instytucji kultury prowadzących działalność w różnych formach. Ponadto organizator jest obowiązany na 3 miesiące przed wydaniem aktu o połączeniu instytucji kultury podać do publicznej wiadomości informację o zamiarze i przyczynach takiej decyzji. Stosownie zaś do art. 19 ww. ustawy połączenie instytucji kultury polega na utworzeniu jednej instytucji, w której skład wchodzą pracownicy i mienie należące do instytucji podlegających połączeniu. 

     Gmina Dziemiany jest organizatorem dwóch instytucji kultury tj. Gminnej Biblioteki Publicznej w Dziemianach oraz Ośrodka Kultury w Dziemianach. Zamiar połączenia tych dwóch instytucji kultury związany jest z dążeniem do bardziej efektywnego wykonywania zadań gminy w zaspokajaniu potrzeb wspólnoty samorządowej w sferze biblioteczno - kulturalnej, a także uproszczenia struktur zarządzania w instytucjach kultury, z uwzględnieniem potrzeb m.in. czytelniczych i edukacyjnych mieszkańców, zgodnych z obecnym statutem biblioteki, jak również ośrodka kultury. 

     Połączenie ww. instytucji jest w pełni uzasadnione merytorycznie. Stworzenie na bazie dwóch instytucji kultury jednej, prężenie działającej instytucji kultury, pozwoli wypracować wspólną politykę realizującą cele statutowe biblioteki oraz ośrodka kultury. Ponadto połączenie zapewni koordynację podejmowanych działań w obszarze kultury, pamięci historycznej i czytelnictwa przy pełnym wykorzystaniu potencjału kadrowego i bazy materiałowej. 

      W wyniku połączenia obu instytucji nie ulegnie obniżeniu jakość świadczonych usług, a pozwoli ono bardziej efektywnie wykonywać zadania gminy w sferze czytelnictwa i jego upowszechniania, kultury oraz pielęgnacji polskich tradycji narodowych. Organizator zapewnia, iż czas pracy biblioteki po połączeniu nie będzie krótszy. Również finansowanie działalności bibliotecznej pozostanie na poziomie nie niższym jak dotychczas. Jednocześnie zostaną zagwarantowane wymagania organizacyjne określone ustawą o bibliotekach, w powiązaniu z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Nie ulegnie ograniczeniu gromadzenie i opracowywanie materiałów bibliotecznych służących rozwijaniu czytelnictwa oraz zaspakajania potrzeb informacyjnych, edukacyjnych, samokształceniowych, udostępnianie zbiorów na miejscu, wypożyczenia na zewnątrz, pośredniczenie w wymianie międzybibliotecznej. Prowadzenie działalności informacyjnej będzie utrzymane na dotychczasowym poziomie. Zadania biblioteki będą realizowane na dotychczasowym poziomie i nie ulegnie zmianie sposób dogodnego dostępu do materiałów bibliotecznych. Organizator zapewnia również, że po połączeniu środki finansowe przekazywane na czytelnictwo, w szczególności na zakup nowości wydawniczych oraz utrzymanie księgozbioru, będą na poziomie nie niższym jak dotychczas. W schemacie organizacyjnym kierownictwa połączonej instytucji będzie wskazana osoba, która w swoim zakresie obowiązków będzie miała wszelkie sprawy związane z działalnością biblioteki i będzie odpowiedzialna za funkcjonowanie oraz wypełnianie zadań określonych w przepisach ustawy o bibliotekach.. 

     Obecnie dwie instytucje zmuszone są do pokrywania osobno kosztów: BHP, PPOŻ, inspektora ochrony danych osobowych, obsługi księgowej a także opłat abonamentowych za usługi. Co więcej, z uwagi na fakt, że obie instytucje obecnie zajmują jeden budynek, część wymaganych prawem dokumentów, jak przegląd budowlany, ppoż, kominiarski nie jest możliwy do wykonania z podziałem na te dwie instytucje osobno. Ich zespolenie jest tym bardziej racjonalne, iż od wielu lat biblioteka korzysta z mediów (woda, ogrzewanie, prąd) a także usługi wywozu odpadów udostępnianych przez ośrodek kultury, co powoduje utrudnienia w rozliczeniach finansowych. Połączenie pozwoli także na uniknięcie powielania czynności i zmniejszenie tym samym niepotrzebnych kosztów. Oszczędności mogą pojawić się również w obszarze stosowanych narzędzi informatycznych, gdyż wybór jednego rozwiązania obniży koszty zakupu produktów z tego samego zakresu, czy usług oprogramowania, systemów zabezpieczeń, obiegu dokumentów itp. Taka "centralizacja" usług pozwoli na racjonalne i przejrzyste zorganizowanie wszystkich procesów i procedur zarządczych. 

     W wyniku połączenia będzie możliwe racjonalne wykorzystanie istniejącego potencjału ludzkiego i materialnego, m.in. sprawniejsza organizacja zastępstw i kierowania pracowników do wykonywania określonych prac, wymagających w danym momencie większego zaangażowania. Nowo powstała (jedna) instytucja umożliwi planowanie rocznej pracy, jako jednego podmiotu, przy realizacji jednego budżetu, generującego niższe koszty operacyjne. Personel oraz mienie obu instytucji zostaną połączone, co pozwoli na funkcjonowanie jednej sprawnej obsługi finansowo - księgowej i kadrowoorganizacyjnej. 

     Należy wymienić pozytywne skutki połączenia instytucji, w tym m.in. finansowe: 1) możliwość aplikowania o środki w ramach jednej instytucji, a tym samym możliwość łączenia zakresów zadań; 2) realizacja budżetu połączonej instytucji przyczyni się do racjonalizacji kosztów administracyjnych i obniżenia kosztów operacyjnych w stosunku do ponoszonych przez każdą z instytucji z osobna (zamówienia materiałów, naprawy, itp.); zapewni jednocześnie większą ilość środków na działalność merytoryczną instytucji; 3) sporządzanie jednego budżetu. Oczekiwane są również pozytywne skutki w aspekcie organizacyjno-kadrowym: 1) planowanie działalności rocznej dla jednej instytucji; 2) racjonalizacja zatrudnienia, dostępna większa liczba pracowników w trakcie realizacji większych przedsięwzięć; 3) większa możliwość uzupełniania się i zastępowania pracowników, szersze spektrum zmiany zakresu obowiązków pracowników. Pozytywnym aspektem połączenia obu instytucji są również rozwiązania prawno-formalne: 1) wspólny statut dla obu instytucji; 2) wspólna dokumentacja systemu kontroli zarządczej; 3) wspólne regulaminy, zasady i procedury wewnętrzne; 4) wspólna archiwizacja dokumentów organizacyjnych i zarządczych; 5) wspólna strona internetowa i BIP. 

     Połączenie Gminnej Biblioteki Publicznej w Dziemianach oraz Ośrodka Kultury w Dziemianach nie spowoduje żadnego uszczerbku w zakresie wykonywanych obecnie zadań obu jednostek. 

     Organizator zapewnia, iż czas pracy biblioteki po połączeniu nie ulegnie zmianie. Również finansowanie działalności bibliotecznej pozostanie na poziomie nie niższym jak dotychczas. Jednocześnie zostaną zagwarantowane wymagania organizacyjne określone ustawą o bibliotekach, w powiązaniu z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Nie ulegnie ograniczeniu gromadzenie i opracowywanie materiałów bibliotecznych służących rozwijaniu czytelnictwa oraz zaspakajania potrzeb informacyjnych, edukacyjnych, samokształceniowych, udostępnianie zbiorów na miejscu, wypożyczenia na zewnątrz, pośredniczenie w wymianie międzybibliotecznej. Prowadzenie działalności informacyjnej będzie utrzymane na dotychczasowym poziomie. Zadania biblioteki będą realizowane na dotychczasowym poziomie i nie ulegnie zmianie sposób dogodnego dostępu do materiałów bibliotecznych. Organizator zapewnia również, że po połączeniu środki finansowe przekazywane na czytelnictwo, w szczególności na zakup nowości wydawniczych oraz utrzymanie księgozbioru, będą na poziomie nie niższym jak dotychczas. W schemacie organizacyjnym kierownictwa połączonej instytucji będzie wskazana osoba, która w swoim zakresie obowiązków będzie miała wszelkie sprawy związane z działalnością biblioteki i będzie odpowiedzialna za funkcjonowanie oraz wypełnianie zadań określonych w przepisach ustawy o bibliotekach. 

     Mając na uwadze powyższe skutki prawne, finansowe i organizacyjne połączenia obu instytucji oraz ocenę wpływu na wykonywanie dotychczasowych zadań przez obie instytucje, w szczególności to, iż połączenie nie spowoduje uszczerbku w wykonywaniu dotychczasowych zadań przez żadną z instytucji, należy uznać za zasadne połączenie Gminnej Biblioteki Publicznej w Dziemianach oraz Ośrodka Kultury w Dziemianach.